COSTOS PARA EL EMPRESARIO

Los empresarios con el propósito de manejar sus negocios con eficiencia, cada vez demandan mayor y mejor información, para estar en condiciones de tomar decisiones de manera confiable en un mundo globalizado y crecientemente competitivo.
La demanda de información es tan grande como variada, tan útil como urgente, tan determinante como accesoria, tan detallada como genérica, pero en cualquier caso, siempre estará ocupando un lugar preponderante la que se refiere a los costos de producción, porque de ello dependerá el continuar o descontinuar un producto, el determinar el precio de venta, el ajustar los controles de producción para reducir costos o la búsqueda de otras alternativas que permitan que la empresa siga siendo rentable.
Cada empresario es dueño de sus propias necesidades, pero nadie deja de solicitar el costo de producción unitario de los artículos que fabrica, su estructura de costos, el costo de cada uno de los procesos de producción y los quiere antes de fabricarlos (hablamos de presupuestos), tan pronto como los fabrica (en este caso son aproximados o tentativos), integrando los estados financieros (contabilidad de costos), compararlos con los presupuestos (control presupuestal) y computarlos hasta cuando están puestos en el cliente (costeo ABC).
Otras veces solicita ¿cuál es el costo de la hora/hombre o de la hora/máquina en cada centro de costo o maquinaria?, ¿cuánto le cuestan las horas ociosas?, o ¿cuál es la cuota de la energía? que es tan cara, los quiere de mil maneras y en cada caso tendrá un enfoque distinto, pero en conjunto le facilitará la toma de decisiones. Esta demanda cada vez más exigente en calidad, cantidad y oportunidad, no ha sido posible satisfacer a través del área contable hasta ahora, a pesar de todas las modernas herramientas puestas a disposición de los responsables de preparar la información y ponerla al alcance de los solicitantes.
SE REQUIERE INFORMACIÓN DE COSTOS………! URGENTE ¡ Este es un mensaje que debe llegar frecuentemente a TODOS los responsables de proveer información de costos a los niveles más altos de las empresas.
Las respuestas más comunes de los responsables, casi defensivas, son: – “¿Para cuando la necesita? se la voy a preparar lo más pronto posible”, – “Estoy ocupado en otras cosas urgentes que usted mismo me encargó”.
Y luego en forma silenciosa se lamentan: – “No tengo cuatro manos ni dos cabezas, es imposible hacer más”. – “Ojalá el día tuviera más de 24 horas, porque el tiempo no me alcanza”. Algunos empresarios exigen: “Para hoy”, otros: “Para ya”, los más expresivos: “Para ayer”, y los más impacientes: “La necesito ahoritaaaaaa”.
Como se notará todos se muestran muy preocupados porque de otra manera tendrán que apelar una vez más a su intuición, a su capacidad de afrontar riesgos extremos y a su costumbre de vivir con la adrenalina al tope, para tomar decisiones importantes que podría llevarlos al éxito deslumbrante o al fracaso más absoluto.
Este escenario se repite con variantes tan pequeñas, que las hacen casi imperceptibles, en cualquier empresa, con cualquier idioma y en cualquier lugar del mundo, porque la información de costos, si se obtiene en forma medianamente confiable, es generalmente un trabajo especial y heroico, como era antes por razones plenamente justificadas, porque no se contaba con herramientas que faciliten su obtención.
Ahora que existen esas herramientas (las computadoras), nacen nuevas necesidades, (el software). Y es un problema que tenemos que afrontar ya, de inmediato, si queremos obtener beneficios concretos y evidentes. Se requiere ahora, que se unan dos (2) profesionales expertos, un contador público especializado en costos y un ingeniero de sistemas experimentado en informática, para desarrollar sistemas de contabilidad de costos en cada empresa, en la que se les unirá un tercer experto, que conoce los procesos de producción de la misma, sus características particulares y sus necesidades de control e información.
Las herramientas con que contamos actualmente hacen factible desarrollar sistemas de costos que satisfagan las necesidades de control e información de los empresarios más exigentes. Es factible, llegar a determinar los costos de producción con gran precisión, con los más mínimos detalles, todo se puede distribuir, hasta las cifras más insignificantes.
La clave del éxito es no exagerar, llegar al nivel óptimo es básico y fundamental para tener buenos resultados en el intento. En nuestra prolongada trayectoria en la especialidad de costos, hemos compartido inquietudes con una variedad de empresarios y todos se muestran sumamente interesados en llenar ese vacío que perciben en su información.
Claro, cada uno la ve de diferente perspectiva, por eso resulta importante aclarar conceptos y fundamentos para no caer en el error al evaluar la información que se obtiene en cada caso particular.
Muchas veces cada uno de los interesados quiere que se obtengan los costos de acuerdo a su criterio, entonces habrá que precisar que una cosa son los costos para la gerencia o para toma de decisiones y otra diferente, son los costos contables que serán utilizados con fines tributarios y para presentaciones oficiales a entidades de gobierno, de fiscalización o financieras, entre las más importantes.
Cuando se trata de los costos para toma de decisiones, como las características y atributos son muy particulares, quien aprueba finalmente la calidad de la información recibida es el usuario, básicamente el empresario y será buena o mala en tanto le resulte útil o inútil.
Pero cuando se trata de los costos contables, entonces sí existen varios evaluadores y una serie de limitaciones y normas que le dan un marco de uniformidad a la información resultante, por eso deben cumplirse las Normas Internacionales de Contabilidad (NICS), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Tributarias de cada país.
Con tantas variantes, entonces ¿cómo preparar costos?, es muy fácil si se cuenta con los datos necesarios y se efectúan los procesos correctos, sólo que luego se deberán preparar diferentes reportes, de acuerdo a quienes van destinados.
Entonces, el objetivo es tener un sólo sistema de recolección de datos, acumulación y síntesis. Los procesos automáticos se deben diseñar en principio para satisfacer a la contabilidad de costos y luego en el mismo módulo, o en otros independientes, si fuera necesario, procesar los mismos datos, para obtener información para la contabilidad gerencial.
Hemos tenido oportunidad de ser testigos de interminables cambios de opinión entre “expertos” en costos y usuarios finales y es probable que aún sigan en ello, porque todos quieren que los costos, sean los que ellos necesitan y frecuentemente no asumimos que hay “muchos” costos, tantos como sean necesarios, pero hay “una sola” contabilidad de costos. En las siguientes líneas trataremos de darles una visión clara y simple de los diferentes tipos de costos, según como los ven los diferentes usuarios.
1. CONTABILIDAD DE COSTOS. La contabilidad de costos acumula los gastos realizados para la obtención de los productos fabricados. Si es posible, los identifica directamente con los productos, sino, los acumula por centros de costo o actividades para distribuirlos posteriormente entre los productos, tomando como base los indicadores que sean más apropiados a la relación que existe entre ejecución de gastos y generación de productos.
La contabilidad de costos permite obtener los costos de producción reales del período que se procesa, una vez cerrado el mes, la información es a base de los datos históricos registrados por la contabilidad general.
La contabilidad de costos registra HECHOS PASADOS. No podríamos afirmar que son los costos del mes pasado al cien por ciento, aunque se haya trabajado con toda minuciosidad, existirán valores desfasados, siendo el más importante, el costo de las materias primas, porque teniendo en cuenta que se maneja el método de valuación de inventarios “costo promedio”, en la medida que más antiguas sean las existencias o que se hayan juntado con compras de menor precio, en alguna proporción significativa o no, influirán en la “distorsión” de los costos de producción.
Sin embargo dentro del campo contable, este hecho no es una distorsión, porque ese es el costo, es el valor de las existencias registradas correctamente por la empresa y aunque en la fecha del consumo, los costos sean mayores, ese diferencial no puede incorporarse al costo de los productos.
2. PRESUPUESTOS DE COSTOS. Los presupuestos de costos acumulan los gastos que se deberían realizar para la obtención de los productos fabricados.
Si es posible, los identifica directamente con los productos, sino, los acumula por centros de costo o actividades para distribuirlos posteriormente entre los productos, tomando como base los indicadores que sean más apropiados a la relación que existe entre ejecución de gastos y generación de productos.
Los presupuestos de costos permiten obtener los costos de producción estimados del período que se calcula, la información es a base de los datos históricos registrados por la contabilidad general.
Los presupuestos de costos registran SUPUESTOS, sobre la base de datos reales pasados y presunciones. Si los presupuestos se realizan para períodos cortos, no tendrán mayor efecto las presunciones, en caso contrario, existirán muchas posibilidades de distorsión, porque se debe manejar la inflación y la devaluación como componentes del costo y resultará bastante difícil de acertar.
Generalmente los presupuestos se formulan con costos de materias primas de la última compra o cotización, que sería lo más apropiado, y por lo tanto difieren y serían inaceptables para la contabilidad de costos, pero muy útiles para los empresarios en la toma de decisiones, por ejemplo, para fijar precios. Además es probable, que en la generalidad de gastos existan diferencias pequeñas o abismales, lo importante es analizarlos, tarea que veremos más adelante en otro tema.
3. CONTROL PRESUPUESTAL DE COSTOS Es la comparación de la información de los costos presupuestados contra los costos reales obtenidos a través de la contabilidad de costos, mediante la que se determinarán las diferencias entre los supuestos y la realidad.
A continuación se procederá al análisis de las mismas para encontrar las razones de las mencionadas diferencias, que pueden ser de cantidad o de valor. Si la razón es un consumo de mayor cantidad de materias primas, sería necesario revisar las cantidades presupuestadas para confirmar su corrección y luego encontrar medidas de control de la producción más eficientes, que impidan las pérdidas injustificadas que registra el control presupuestal.
Por el contrario si la razón de las variaciones es el mayor valor de las materias primas, tendríamos que analizar si ha habido incremento de precios o se compró mal, en todo caso es probable que se deba corregir el presupuesto o encontrar fórmulas de control interno que eviten o disminuyan las posibilidades de efectuar compras en forma deficiente.
Este proceso de comparar los supuestos con la realidad para tomar decisiones, con el propósito de mantener o aumentar la rentabilidad de las empresas es permanente y debe convertirse en rutinario, para lo cual hay que mantener operativos los sistemas que los manejan, porque ambos podrán ser optimizados debido a la constante comparación y análisis de las cifras que arrojan. En consecuencia, cada vez serán más útiles a la empresa.
4. COSTOS A VALOR ACTUAL. Son presupuestos para hoy, valorizando todos los componentes del costo como si se va a producir ahora mismo o a muy corto plazo.
Este tipo de cálculos son indispensables en algunas industrias donde hay que hacer presupuestos cada día, para producir bienes de inmediato, fijándose los precios en ese momento. Por ejemplo: la industria gráfica, donde cada uno de los productos que fabrica son a gusto del cliente y precisamente por no mantenerse en stock, es imposible fijar su precio de venta, sin estos cálculos previos.
En este caso cada solicitud, pasa a ser procesada para calcularle su costo a valor actual y luego de agregarle los gastos y el margen razonable de utilidad, de lo que trataremos más adelante, fijar el precio de venta. De este modo, si el probable cliente está de acuerdo, se procede a la fabricación de dicho producto.
Si bien es cierto, el costo determinado puede haberse efectuado con la mayor rigurosidad posible, para la contabilidad general, ese no es su costo. El costo contable será determinado cuando se realice la fabricación y se acumulen los gastos incurridos y se identifiquen o se distribuyan los mismos a los diferentes productos en forma razonable.
5. COSTOS A VALOR DE REPOSICIÓN. Son presupuestos en los que se considera que los insumos para la fabricación no se tienen en stock y que por lo tanto, serán adquiridos.
Debería trabajarse con cifras basadas en cotizaciones actualizadas de los proveedores. Es muy parecido a la determinación de costos a valor actual y podría tener usos similares.
6. COSTOS DE PRODUCTOS PUESTOS EN EL CLIENTE Este es otro concepto de costos, en este caso el objetivo es conocer el costo de cada producto hasta ponerlo en poder del cliente.
Es una información que resulta muy valiosa para los empresarios. Recientemente en una charla técnica con el Directorio de una empresa-cliente, el Gerente General nos decía que para él era muy importante el determinar si era rentable venderles a algunos clientes, cuyo lugar de entrega era bastante lejos, que sus pagos eran con mucho retraso y que frecuentemente requerían varias visitas para lograrlos.
Su interés era encontrar la forma de medir ese costo que la contabilidad general, simplemente lo acumula sin mayor detalle y lo traslada a resultados como un gasto. Este hecho nos daba una visión muy clara de que los costos no deben finalizar una vez fabricados los productos y puestos en nuestro almacén, pues dichos productos siguen generando costos o más propiamente gastos, mientras se ponen en poder del cliente y se hace efectiva la cobranza.
La contabilidad general sólo reconoce como costo, aquellos gastos incurridos para la transformación hasta que el bien está listo para la venta, por lo tanto, ese es el valor o costo que se le asigna al ingresarse a las existencias.
Los gastos incurridos para la venta, distribución y cobranza, son registrados como gastos del período sin muchos detalles y sin guardar mayor relación con los productos que los generaron. Sucede lo mismo con los gastos para administrarlos y financiarlos.
La forma en que se maneja es totalmente correcta desde el punto de vista contable y tributario. Esta información tendrá necesariamente que separarse de la contabilidad general y más bien, tiene una connotación gerencial o para toma de decisiones. En este caso no existen limitaciones en su formulación y contenido, salvo las que impongan los propios empresarios, que finalmente decidirán el alcance y detalle.
CONCLUSIONES FINALES Este artículo pretende fijar los conceptos de manera muy precisa para poder tratar el tema de los costos con la amplitud deseada, de ese modo se evitarán en el futuro pérdidas de tiempo innecesarias cuando en una empresa se intente implementar un sistema de costos para satisfacer múltiples usuarios, obviamente, cada uno de ellos con enfoques muy diferentes, con necesidades muy específicas y con conocimientos del tema muy variados