Software avícola: contabilidad de costos

1.- INTRODUCCION
La computación es tal vez el avance tecnológico que en los últimos veinte (20) años se ha introducido masivamente en el común de la gente, convirtiéndose en un invalorable apoyo para las diferentes actividades que se realizan. Resultaría redundante mencionar la amplia participación de la computación en las empresas, hasta en las más pequeñas.
Por ejemplo, muy aparte de su aplicación en facturación, contabilidad general, control de activo fijo, cuentas corrientes, compras, etc., existen una variedad de sistemas o software para la formulación de dietas económicas para alimentos de pollos y cerdos, entre otros, también para el control de la producción y estadística.
Sin embargo, aún la contabilidad de costos no ha sido beneficiada con un software adecuado para que fácilmente se pueda adecuar a las diferentes industrias, entre ellas la avícola, que es una de las más difíciles de controlar razonablemente, tanto por su complejidad como por sus múltiples y dilatados procesos.
Habiendo consultado con muchos expertos en cómputo, las respuestas obtenidas se pueden resumir en una sola, «»la contabilidad de costos desde el punto de vista de su aplicación, no ha tenido un avance significativo en los aspectos técnicos y prácticos, porque los contadores por diversas razones no han podido aportar en forma suficiente para que los ingenieros de sistemas desarrollen sistemas de contabilidad de costos»».
No es nuestra intención polemizar si tienen razón o no, sólo resumir el mensaje: «» Señores Contadores sirvanse diseñar sistemas de contabilidad de costos claros, precisos y completos, para que exista la posibilidad de que los ingenieros de sistemas los puedan transformar en programas de cómputo»».
2.- ¿ QUE ES UN SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS ?
Un Sistema de contabilidad de costos es un conjunto de procedimientos de control y registro, que permiten:
– Recopilar y controlar los datos de las operaciones realizadas en producción.
– Recopilar y controlar los gastos (costos) realizados para el proceso de producción.
– Identificar los costos de materia prima con los productos procesados.
– Asignar los costos de mano de obra a los productos fabricados.
– Distribuir los costos indirectos a los productos fabricados.
– Redistribuir los subproductos recuperados entre los productos fabricados.
– Determinar los costos unitarios de producción.
Un software de contabilidad de costos debe permitir el ingreso de los datos de las operaciones realizadas y de los gastos identificados o no con productos, para luego realizar procesos automáticos que determinen los costos por producto. De este modo, se debe obtener información mensual del comportamiento de dichos costos.
3.- DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LA INDUSTRIA AVICOLA
Las grandes Corporaciones avícolas en Latinoamérica, generalmente son industrias integradas, que se inician con la formulación de alimentos balanceados (algunas incluso con la producción de insumos, incursionando en el rubro de Agricultura) y terminan en la venta de pollos de carne vivos de 7 semanas de edad, pasando por la compra de reproductoras abuelas o madres, levante, producción de huevos e incubación, cuando se trata de líneas de carne.
Para efectuar un adecuado diseño del sistema de contabilidad de costos, debemos asumir que se trata de varios sistemas integrados, porque el proceso de producción de alimentos es muy diferente al de engorde de polllos de carne, lo que significa que la recopilación de datos, gastos y distribución de mano de obra y costos indirectos podrían ser, en este caso de hecho lo son, muy diferentes.
3.1. Diseño conceptual de MAESTROS
Los Maestros son la base de datos que contienen por lo menos el código y la descripción de todos los elementos que se manejan en un sistema de contabilidad de costos, por lo que debemos considerar Maestros de Artículos, Unidades de costo, Mano de obra, Costos indirectos, Unidades de medida, Cuentas contables, Cost drivers, Fórmulas standards, etc.
3.2. Diseño conceptual de INGRESO DE DATOS
La segunda opción debe permitir el ingreso de los datos de las operaciones mensuales (consumos, producción, subproductos, transferencias, etc.) y los diferentes conceptos de costos incurridos para los diversos procesos de producción, que hagan factible la aplicación de la contabilidad de costos.
3.3. Diseño conceptual de los PROCESOS DE COSTEO
Se debe considerar que una empresa avícola puede tener, por lo menos, las siguientes líneas de producción:
– Molino de alimentos balanceados
– Levante de reproductoras de carne madres
– Reproductoras de carne madres en producción
– Incubación
– Engorde de pollos de carne
a) Características principales
En todos los casos es recomendable aplicar un sistema de contabilidad de costos reales, por absorción y por órdenes específicas.
Los procedimientos y prácticas descritas a continuación, deben ser ejecutados automáticamente por un sistema de contabilidad de costos que se precie de tal.
b) Consumo de materias primas
Es preferible para el caso del Molino de alimentos balanceados, utilizar la opción de fórmulas standards para cada producto a fabricar, considerándose tantas alternativas como fueran necesarias, pues las recetas son variadas constantemente en función a la disponibilidad y precio de los insumos. Cada lote de producción se debe identificar con su fórmula respectiva.
En los otros procesos o líneas de producción, la identificación de las materias primas es posible efectuarla con cada documento de consumo.
c) Asignación de mano de obra y distribución de costos indirectos
La mano de obra y los costos indirectos acumulados en la línea de producción de alimentos balanceados (molino), en cada período, se deben repartir entre los diferentes lotes producidos utilizando el cost drivers «»Unidades producidas»», entendiéndose que el proceso de fabricación es exactamente igual por kilo producido de cada producto. Los costos unitarios serán diferentes en función al valor de los insumos utilizados.
Los otros procesos o líneas de producción para similares distribuciones, deben utilizar el cost drivers «»Día/unidad»», entendiéndose que requieren o consumen más mano de obra y costos indirectos en los lotes que más días permanecen en producción y que tienen más unidades.
d) Recuperación de subproductos
Los subproductos que pudiera generar cada línea de producción, deben recuperarse (rebajar) de los costos acumulados en el período, valorizándose a valor de mercado, como en el caso de los huevos comerciales obtenidos por la selección de huevos de reproductoras madres, cuyo producto principal son los huevos fértiles considerados aptos para la incubación.
3.4. Diseño de REPORTES DE COSTOS
Se debe considerar que una empresa avícola requiere periódicamente información de los costos unitarios de producción de los siguientes productos:
– Alimentos balanceados por tipo de alimento
– Levante de reproductoras por lote
– Producción de huevos por lote
– Producción de pollos bb de carne por carga
– Producción de pollos de carne por lote y galpón.
4.- CONCLUSIONES
Después de la breve reseña efectuada sobre lo que tendría que contener un software de contabilidad de costos para la industria avícola, nos despedimos con el cordial compromiso que si lo consideran necesario, podemos ofrecerles subsiguientes artículos analizando más datalladamente cada uno de los procesos de esta industria tan compleja para la aplicación de la contabilidad de costos.
Nuestros comentarios y sugerencias tendrán las características de ser prácticos, sencillos y por lo tanto de fácil aplicación, nos respalda nuestra amplia experiencia en el diseño e implementación de sistemas de contabilidad de costos para las más importantes empresas de nuestro país (Perú) y contar actualmente con el único software especializado que ha desarrollado nuestra empresa Corporación Ramos S.A.C. y comercializado con la marca «»Dr. Cost»».
Desarrollar un software de contabilidad de costos y específicamente el de industria avícola, ha requerido la participación de Ingenieros de sistemas, Contadores de costos, Administradores de empresas y expertos en Avicultura (Ingenieros y Veterinarios, entre otros).
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